Jak zjistit skutečné využití licencí, aniž byste se zeptali dodavatele — tři kroky, které si spustíte sami

Obhajitelné číslo o využití licencí si zvládnete vyrobit sami, bez reportů od dodavatele, ve třech krocích: postavit inventuru toho, co se skutečně platí, získat signál o používání, který máte pod kontrolou, a k rozdílu mezi tím dvojím připsat částku v eurech. Nic z toho nevyžaduje nákup platformy. Všechno z toho vyžaduje, aby tu otázku někdo vlastnil.

Důvodem pro nezávislost není podezíravost. Je to fakt, že report o používání od dodavatele odpovídá na dodavatelovu otázku — na kolik našeho produktu máte nárok — a ne na vaši, tedy kolik z toho, co platíme, se opravdu používá.

Proč se nespoléhat na reporty o používání od dodavatele?

Protože to vaši vyjednávací pozici při obnovení dělá závislou na druhé straně stolu — a protože organizace, které to dělají, přicházejí o schopnost vidět vlastní plýtvání.

Nejjasnější zdokumentovaný případ je veřejný. Německý Spolkový účetní dvůr prověřil nákupy softwaru v Bundeswehru za období 2006–2019 a vykázal víc než 50 milionů eur vynaložených za software, který se nepoužíval, s nejméně 5 miliony eur ročně na průběžnou údržbu nepoužívaných licencí (Bundesrechnungshof, *Mehr als 50 Mio. Euro für ungenutzte Software*, vydáno v dubnu 2022). Ve více než 20 případech byl software koupený a pak buď nepoužitý, nebo používaný v „deutlich geringeren Umfang als lizenziert", tedy výrazně menším rozsahu, než na jaký byla licence.

Nejcennější je mechanismus, který auditoři popsali. Bundeswehr si podle nich nezajistil žádný vlastní přehled o tom, nakolik dodavatelův software používá — chyběly mu „Analyseinstrumente und die nötigen Kenntnisse", tedy analytické nástroje a potřebné znalosti. Jediná data o používání, která měl, pocházela z dodavatelových vlastních smluvních auditů, uplatněných třikrát, naposledy v roce 2019. A poplatek za údržbu se odvíjel od licencí koupených, ne používaných: jestli Bundeswehr software používá, píše se ve zprávě, bylo „nicht maßgeblich" — nerozhodné.

To je národní účetní dvůr, který ve veřejném dokumentu popisuje přesně to selhání, o kterém je tenhle článek. Dvě výhrady, aby to číslo cestovalo poctivě: popisuje jednu organizaci za třináct let, ne tržní sazbu — a jednotlivá čísla v té zprávě měří různé věci, 50 milionů jsou výdaje za nepoužívaný software, ne celková hodnota kontraktu.

Krok 1: inventura toho, co se skutečně platí

Ne toho, co si nákup myslí, že vlastní. Toho, co odchází z účtu.

Zdrojem pravdy jsou peníze, ne evidence majetku. Dvanáct měsíců výpisů z karet a z banky plus kniha závazků, filtrované na cokoli opakujícího se. Spolehlivě vyplavou dvě kategorie, které nedrží žádný přehled licencí:

• Předplatná na osobních a útvarových kartách. Normální, ne výjimečné. Tým, který nástroj před dvěma lety naléhavě potřeboval, ho platí dodnes.
• Nástroje koupené dvakrát. Dvě oddělení řeší stejný problém u různých dodavatelů, každé bez vědomí druhého, obě obnovují.

Ke každé položce si zapište: nástroj, roční náklad, počet placených míst a jméno člověka, na kterém obnovení visí. Ten poslední sloupec je to, co umožní všechnu další práci — a obvykle to je ten, který nikdo nemá.

Krok 2: sežeňte si signál o používání, který je váš

Tady se nezávislost vyhraje nebo prohraje. Potřebujete signál, který nepřichází z dodavatelovy konzole, a zdrojů je víc, než většina týmů čeká:

• Logy identity a jednotného přihlášení. Pokud je nástroj za SSO, váš poskytovatel identity ví, kdo se ověřil a kdy. Ta data jsou vaše, už se sbírají a v celém tomhle cvičení jsou nejcennějším jediným zdrojem.
• Logy sítě a proxy. Hrubší, ale odpovídají na „chodí na tuhle domenu vůbec někdo" u nástrojů mimo SSO.
• Správa zařízení a koncových bodů. Nainstalováno versus licencováno je skutečná mezera a váš MDM ji umí ukázat.
• Vlastní administrátorská API, kde existují. Tam, kde dodavatel vystaví poslední přihlášení přes API, které si zavoláte sami, jste blíž nezávislosti než u reportu, který vygeneruje a pošle on.
• Lidé. Dvacet minut s týmem a otázka, co v běžném týdnu otevírají, jsou data. Je to taky jediný zdroj, který vyplaví druhý typ plýtvání — nástroje, které lidé otevírají a používají ze zlomku toho, co bylo koupeno.

Rozdíl mezi číslem a hádkou dělají dvě disciplíny. Zvolte jedno okno a držte ho — 30 nebo 90 dní, stejně u každého nástroje, aby byly položky srovnatelné. A od začátku oddělujte „nikdy neotevřeno" od „otevřeno, ale povrchně". Mají jiné vlastníky, jiná řešení a jinou aritmetiku, a jediné procento „využití", které je smíchá, je nepoužitelné.

Krok 3: připište ke každé položce částku v eurech

Procento nepřežije jednání vedení. Částka dohledatelná k faktuře ano.

Ke každé položce: roční náklad, placená místa, místa s aktivitou ve vašem okně, náklad na neaktivní místa — a zvlášť příplatek za vyšší edici, kterou platíte za funkce, jež nikdo nepoužívá. Pak celek rozdělte do dvou sloupců, protože jde o dva různé druhy peněz:

• Získatelné hned. Nevyužitá místa, duplicitní nástroje, přelicencovaní uživatelé sedící na prémiové edici a používající jen to, co obsahuje edice pod ní, a délka závazku či frekvence fakturace, což jsou vyjednatelné vstupy, ne pevné vlastnosti smlouvy. Tohle je jednorázové a téměř jisté.
• Nevyužitá kapacita. Licence v denním provozu využívané ze zlomku svých možností. Tohle je opakující se a větší — a nezíská se zrušením čehokoli, získá se tím, že se lidé naučí, co už mají.

Většina týmů najde první sloupec a skončí. První sloupec je ta levnější polovina.

Který krok sami neuděláte?

Ten třetí, po pravdě — a konkrétně rozhodnutí na jeho konci.

Kroky jedna a dva jsou mechanické. Zvládne je každý kompetentní interní tým a měl by je udělat, ať už si někdy někoho najme nebo ne. Krok tři se rozdvojuje: aritmetika je mechanická, ale rozhodnout, co zrušit, je úsudek o tom, čí pracovní postup jste ochotni změnit — a to za vás žádná data nerozhodnou.

Tři věci, které si vlastními silami spolehlivě nevyrobíte:

• Verdikt mezi dvěma překrývajícími se nástroji, protože ten závisí na tom, čí proces jste připraveni rozbít.
• Odlišení místa, které leží ladem, od místa spícího, ale strategického — toho, které patří člověku, jenž dělá čtvrtletní konsolidaci.
• Aby ten nástroj, který se rozhodnete si nechat, někdo skutečně používal. Tenhle krok převádí zbylé výdaje na návratnost a není to vůbec problém dat.

A stojí za pojmenování ještě jedna hranice, tahle vnitropolitická: člověk, který nástroj koupil, je málokdy ten správný, kdo má oznámit, že ho nikdo nepoužívá. Není to otázka kompetence. Je to důvod, proč v každé jiné nákladové kategorii existují externí audity.

Co vznikne v prvním týdnu auditu?

Tytéž tři artefakty jako výše — proto metodu zveřejňujeme, místo abychom ji hlídali. První týden vymezeného auditu vyrobí:

1. Inventuru licencí, které se skutečně platí.
2. Skutečné číslo o využití, získané nezávisle na dodavateli, kterému jde o obnovení.
3. Tvrdou částku v eurech, každá položka dohledatelná k faktuře.

První dva jsou nudné. Jsou to taky ty dva, které žádný skript nevyrobí — a ty dva, bez kterých je třetí bezcenný.

Pokud chcete poctivé srovnání mezi spuštěním skriptu a celým cvičením, psali jsme ho zvlášť: co skript nad Graph API najde a co ne. A doklady z veřejného sektoru za krokem dvě jsou v textu co dva veřejné audity dokazují o nevyužitých softwarových licencích.

Začněte tenhle týden menší verzí

Pokud jsou tři kroky na začátek moc, udělejte hodinovou verzi: vytáhněte posledních dvanáct měsíců faktur za software, sečtěte je a napište výsledek na papír. Pak u každé z pěti největších položek napište jednu větu, co ten nástroj měl dělat, a jednu, co se s ním dělá.

Rozdíl mezi těmi dvěma větami je druhý sloupec výše — a je to ten, který roste.

Report od dodavatele odpovídá na otázku dodavatele. Pokud jediný pohled na vlastní spotřebu máte od firmy, která vám ji prodává, nemáte měření. Máte prohlášení.