Co dva veřejné audity dokazují o nevyužitých softwarových licencích

Nezávislé státní kontrolní úřady už dvakrát přiložily k nevyužitým softwarovým licencím tvrdé, dohledatelné číslo — a v obou případech se pod ním objevuje totéž selhání: organizace neuměla změřit vlastní využití, aniž by se zeptala dodavatele. Ty částky jsou titulek. To druhé zjištění je to, se kterým se dá něco udělat.

Najdou nezávislé audity nevyužité softwarové licence?

Ano — a nejjasnější zveřejněné příklady pocházejí od národních kontrolních úřadů, ne od poradenských firem. Právě proto se na ně dá odkazovat. Jeden je český, druhý německý. Oba si přečetly faktury samy.

Dvě věci to nejsou: jde o veřejný sektor a každý případ pokrývá jedinou organizaci v dlouhém období. Ani jedno z těch procent není benchmark pro soukromou sféru a nikdo by je tak neměl prezentovat. Jsou to důkazy existence — doklad, že tohle selhání je skutečné, měřitelné a roky přežitelné — ne míra, kterou si přiložíte na vlastní portfolio.

Český případ: 28 % licencí nevyužitých, šest let po sobě

Nejvyšší kontrolní úřad prověřil Integrovaný informační systém Státní pokladny na Ministerstvu financí v kontrolní akci KA č. 21/05, zveřejněné 21. března 2022, za období 2015–2020. Zjištění doslova: *„v kontrolovaných letech 2015 až 2020 MF nevyužívalo v průměru 28 % z cca 5 900 zakoupených softwarových licencí, tedy zhruba 1 600 licencí."*

Číslo, kterého je potřeba se držet, je ale to menší. Jen za údržbu nevyužitých licencí zaplatilo ministerstvo v kontrolovaném období nejméně deset a půl milionu korun. Ne za jejich pořízení — za to, aby je udrželo naživu.

Dvě poznámky k zacházení, protože zpráva obsahuje několik čísel, z nichž každé měří něco jiného, a jejich smíchání vyrobí nepravdivé tvrzení. Těch 10,5 milionu korun je údržba nevyužité části; není to totéž jako celková údržba softwaru IISSP za dané období a nemá to nic společného s kumulativní částkou za pořizování, kterou zpráva uvádí také. Citujte každé číslo za to, co měří, nebo necitujte žádné.

Užitečné na tomhle případu není měřítko. Je to doba trvání: mezera držela šest kontrolovaných let po sobě. Nebyla to chyba v nákupu, kterou někdo příští čtvrtletí odhalil. Byl to ustálený stav.

Zdroj: NKÚ, kontrolní akce KA č. 21/05

Německý případ: přes 50 milionů eur za software, který nikdo nepoužíval

Německý Bundesrechnungshof zveřejnil v roce 2022 zprávu *Mehr als 50 Mio. Euro für ungenutzte Software* (Bemerkungen 2021, doplňkový svazek, položka 50). Prověřoval v ní, jak Bundeswehr v letech 2006 až 2019 využívala software jednoho dodavatele.

Zjištění, každé měřící něco jiného:

• Nejméně 50 milionů eur vydaných za nevyužitý software za celé období.
• Z toho 25 milionů eur připadlo na samotnou údržbu.
• Nejméně 5 milionů eur ročně průběžných nákladů na údržbu softwaru, který se nepoužíval, při nezměněných podmínkách.
• Nejméně 20 případů, kdy byl software pořízen a pak vůbec nepoužit, nebo roky používán v *„deutlich geringeren Umfang als lizenziert"* — v podstatně menším rozsahu, než na jaký zněla licence.

Kontrolní úřad dodavatele nejmenuje a nejmenujeme ho ani my. A patří se poctivě uvést i ten nesouhlas: ministerstvo obrany trvalo na tom, že jednalo po celou dobu řádně a v souladu s právem, a porušení rozpočtových pravidel odmítlo; Bundesrechnungshof jeho vyjádření posoudil a na svém hodnocení setrval.

Zjištění, na kterém záleží víc než na penězích

Oba audity popisují stejný mechanismus a německá zpráva ho říká otevřeně:

*„Die Bundeswehr verschaffte sich unabhängig vom Anbieter und dessen Ergebnissen keinen eigenständigen Überblick darüber, inwieweit sie dessen Software nutzte. Hierzu fehlten ihr Analyseinstrumente und die nötigen Kenntnisse."*

Organizace neměla nezávislý přehled o vlastním využívání softwaru. Jediná data o používání, která měla, pocházela z dodavatelových vlastních smluvních kontrol — právo, které dodavatel uplatnil třikrát, naposledy v roce 2019. Podle kontrolorů jí chyběly jak analytické nástroje, tak potřebné znalosti, aby si ten obrázek udělala sama.

Zkuste domyslet, co to znamená obchodně. Každé rozhodnutí o obnovení, rozšíření a konsolidaci se přijímalo na základě čísla dodaného stranou, jejíž tržby na té odpovědi závisely. Nikdo nelhal. Kupující jen neměl druhý názor.

Proč údržbový poplatek neřeší, jestli software používáte

Německá zpráva vysvětluje i to, proč jsou nevyužité licence dražší, než vypadají. Roční poplatek za údržbu závisí výhradně na tom, které a kolik licencí bylo pořízeno. Slovy kontrolorů: *„Ob die Bundeswehr die Software nutzt, ist hingegen nicht maßgeblich."* — zda se software skutečně používá, není rozhodující.

Hůř: podle ministerstva nelze poplatek po pořízení snížit a údržbu jednotlivých licencí nelze vypovědět; licence lze pouze nahradit alespoň rovnocennými novými. Takhle je postavená velká část podnikových smluv — a právě proto „uklidíme to při dalším obnovení" často není dostupný plán.

Přebytečný nákup v téhle struktuře není jednorázová chyba. Je to renta placená dodavateli.

Co to o vaší firmě dokazuje a co ne

Co to dokazuje: plýtvání softwarem ve velkém je skutečné, je měřitelné nezávislou stranou, přežívá roky i uvnitř kompetentních organizací a jeho průběžný náklad ženou smlouvy, které využití vůbec neřeší.

Co to nedokazuje: že 28 % je vaše míra, že cokoli z toho je typické pro soukromou sféru, nebo že se vaši dodavatelé chovají jako ti ve zprávách. Dvě veřejné instituce, dvě dlouhá období, dva krajní případy.

Tři otázky, které si položte před dalším obnovením smluv

1. Odkud máme data o využití? Pokud zní poctivá odpověď „z reportu dodavatele", vyjednáváte nad jeho verzí vlastní firmy. To je jediné zjištění, které oba audity sdílejí.
2. Kolik platíme za údržbu licencí, které letos nikdo neotevřel? Ne pořizovací cenu — ten opakovaný poplatek. V českém případě to byl celý příběh, v německém polovina ztráty.
3. Které smluvní podmínky nám vůbec dovolí podle odpovědi jednat? Délka závazku, frekvence fakturace a právo snížit edici rozhodují o tom, jestli se ze zjištění stanou získané peníze, nebo poznámka na rok 2027.

Neprodáváme licence a nemáme co připrodávat. Proto k číslu o využití, které vyrobíme, není připojený žádný zájem — a proto vám řekneme, ať něco zrušíte.

Oba kontrolní úřady ty peníze našly. Co nenašly, byla organizace, která věděla, co používá.